Persondata

Registrering, opbevaring
og brug af  persondata

Persondatahåndtering i Tange Gruppen


Formål

For at løse opgaver, markedsføre ydelser og indgå samt gennemføre aftaler registrerer vi i Tange Gruppen forskellige persondata. Typen af data, vi registrerer og opbevarer, varierer alt efter kunde- eller kandidatforholdets natur. På denne side kan du læse mere om, hvordan Tange Gruppen håndterer persondata i forskellige dele af forholdet til vores kunder, kandidater og medarbejdere.

Disse dele er:

  • Markedsføring
  • Referencer
  • Kontrakter og samhandel
  • Rekruttering
  • Individuel sparring
  • Kurser og holdforløb
  • Ansættelser

Markedsføring

For at informere interesserede om Tange Gruppens ydelser og forretning bruger vi forskellige former for markedsføring, herunder e-mailmarketing, online kommunikation på vores hjemmeside og referencer fra kunder og kandidater.

E-mailmarketing

En af vores største kommunikationskanaler er e-mailmarketing, der konkret er sat op som et nyhedsbrev. Nyhedsbrevet udkommer i gennemsnit 1-2 gange månedligt og indeholder nyheder, cases, videndeling og information om ændringer i vores organisation. Tilmelder du dig nyhedsbrevet gennem en af vores tilmeldingsformularer bliver du samtidig bedt om dit samtykke til, at vi må bruge og opbevare dine persondata i form af e-mailadresse, navn, stilling og virksomhed.

Vi opbevarer dine data sikkert, fortroligt og underlagt gældende lovgivning hos en databehandler, der administrerer udsendelsen af e-mails og sikrer, at vores abonnenter håndteres korrekt. Databehandlerens navn er MailChimp, og der foreligger databehandleraftale med denne tredjepart.

Af de data, vi indsamler, bruger vi din e-mailadresse til at sende dig nyhedsbrevet, hvorfor oplysning af e-mailadresse er påkrævet ved tilmelding.

Vi bruger dit navn, stilling og virksomhed til at forbedre og målrette indholdet til dine behov og interesseområder – disse data vælger du derfor selv, om du vil oplyse ved tilmelding. Vi forbedrer og målretter fx indholdet ved at segmentere vores modtagere i grupper, der bl.a. er baseret på stillingstyper og aktivitet såsom åbning og klik i de modtagne e-mails.

Vi bruger desuden dataene til at generere statistik om nyhedsbrevenes generelle performance og sammenligne dem.

Hjemmeside

En af vores primære kommunikationsplatforme er den digitale kommunikation på Tange Gruppens forskellige hjemmesider. Hjemmesiderne er:

Hjemmesiderne giver bl.a. interesserede mulighed for at læse mere om vores ydelser og profil som virksomhed og indeholder også vidensdeling i form af en række blogindlæg. Besøger du vores hjemmesider, vil din trafik registreres i vores statistik og bruges til at optimere siden. Det betyder konkret, at din IP-adresse og geografiske lokation registreres. Vi kan ikke tilgå disse oplysninger direkte, og de kan ikke henføres til dig som person, men de vil optræde som en anonymiseret del af den samlede datamængde, som opgørelsen og analysen af trafikken på hjemmesiden bygger på.

Vi opbevarer dine data sikkert, fortroligt og underlagt gældende lovgivning hos en databehandler, der administrerer indsamlingen og anonymiseringen af data og sikrer, at vores statistik håndteres korrekt. Databehandlerens navn er Google Analytics, og der foreligger en databehandleraftale med denne tredjepart.

Af de data, der indsamles, bruges din anonymiserede IP-adresse til at gøre din adfærd på hjemmesiden sporbar og tællelig for vores databehandler.

Din eventuelle anonymiserede geografiske lokation – for så vidt du selv gennem opsætningen af din konto har givet Google tilladelse til at registrere denne – bruges til at vurdere, hvor i verden trafikken kommer fra, herunder hvor stor en del af trafikken på vores hjemmeside, der kommer fra danske byer.

Referencer

Referencer indhenter vi efter aftale med den pågældende kunde eller kandidat og offentliggør på vores digitale kanaler eller i vores offline præsentationsmateriale, såsom brochurer og plakater. Ved aftalens indgåelse samtykker du til, at vi må opbevare og bruge dine persondata i form af fx navn, stilling, virksomhed og eventuelt billede. Du samtykker også til hvilken specifik type materiale, vi må bruge dine data i som led i offentliggørelsen af referencen.

Vi opbevarer dine data sikkert, fortroligt og underlagt gældende lovgivning, og du samtykker selv til, hvad vi må offentliggøre.

Af de data, vi indsamler, bruger vi dit navn, stilling og virksomhed til at validere og demonstrere referencens troværdighed, hvorfor disse oplysninger ofte vil være påkrævet i forbindelse med, at du optræder som vores reference.

Vi bruger sommetider et billede af dig til at understøtte og kommunikere referencen rent visuelt. Samtykke til at vi må bruge et billede af dig vil typisk være frivillig ved aftalens indgåelse.

Kontrakter og samhandel

For at kunne indgå og gennemføre aftaler om vores ydelser registrerer vi i Tange Gruppen forskellige persondata til brug for bl.a. bogholderiet. Disse data tæller navn, stilling, virksomhed og eventuel kontaktinformation på kontaktpersonen ved kunden i forbindelse med indgåelse af kontrakt samt på betaleren eller betalerens referent ved fakturering.

Vi opbevarer dine data sikkert, fortroligt og underlagt gældende lovgivning hos relevante databehandlere, der administrerer vores økonomiske forhold. Databehandlernes navn er E-conomic og ECOR, og der foreligger databehandleraftaler med disse tredjeparter.

Rekruttering og individuel sparring

For at kunne gennemføre rekrutteringsopgaver for vores kunder samt coache dig omkring din jobsøgning, arbejdsliv og karriere indsamler og opbevarer Tange Gruppen forskellige former for persondata på kandidater, vi er i kontakt med under en given rekrutteringsopgave eller et individuelt sparringsforløb. Vores konkrete aktiviteter tæller modtagelse af CV, ansøgning og andre dokumenter, modtagelse og vurdering af tests, indhentning af referencer, gennemførelse af jobsamtaler og modtagelse af tilmeldinger fra jobcentre.

Er der tale om en international rekruttering, overføres dine oplysninger til lande uden for EU/EØS. Det er en nødvendighed for udvælgelse og gennemførelse af processen.

CV, ansøgning og andre dokumenter

Vi vil i forbindelse med en rekrutteringsopgave eller en individuel sparring ofte have behov for at få adgang til forskellige dokumenter, herunder CV, ansøgning og eventuelt video, eksamensbevis, referencer og samtalepapir. Du uploader dokumenterne til din personlige profil i vores database, hvor du samtidig samtykker til, at vores konsulenter kan tilgå materialerne og eventuelt dele dem med den relevante kunde.

Vi opbevarer dine data sikkert, fortroligt og underlagt gældende lovgivning hos en databehandler, der administrerer opbevaringen af dine data. Databehandleren hedder HR-On og der er indgået databehandleraftale med denne tredjepart. Når vi rekrutterer for en kunde, videregives al relevant information om dig i forhold til det pågældende job til vores kontaktperson hos kunden. Dine data opbevares sikkert, fortroligt og aflåst både hos os og hos kunden. Vores konsulenter og kunden er desuden underlagt tavshedspligt. Når vi coacher dig individuelt, videregives der ingen oplysninger om dig, som du ikke på forhånd har givet samtykke til.

Af de data, vi indsamler, bruger vi dit navn samt dine kontaktoplysninger til at kunne kontakte dig, hvorfor oplysning af e-mailadresse er påkrævet ved upload.

Tests

Vi benytter ofte tests af forskellig art for at sikre det bedste match mellem en kandidat og en virksomhed eller for at kunne rådgive dig i din karriere. Der kan være tale om typologier, personlighedstests og kognitive tests. Vores faste udbyder af test er Master Danmark, som er supporteret af platformen METIS. Når du udfylder en test i METIS, samtykker du samtidig til, at Master Danmark må opbevare resultatet samt at relevante konsulenter kan tilgå resultatet.

Vi opbevarer dine data sikkert, fortroligt og underlagt gældende lovgivning hos en databehandler, der administrerer opbevaringen af dine data. Databehandleren hedder Master Danmark, og der er indgået databehandleraftale med denne tredjepart. Desuden informeres vores kunde om testresultaterne, hvis der er tale om en rekrutteringsopgave. Vores konsulenter og kunden er underlagt tavshedspligt.

Af de data, vi indsamler, bruger vi resultatet af de forskellige tests til at kunne vejlede og rådgive vores kunde omkring det mulige match og ellers til at sparre med dig i forhold til din jobsøgning, karriere eller arbejdsliv.

Referencer

Vi indhenter ofte referencer i forbindelse med rekruttering og udvælgelse til ansættelse. Alle referencer er oplyst af dig selv, og vi kan altså ikke indhente referencer, du ikke selv er bevidst om. Kontaktinformation på disse referencer vil skulle uploades til HR-On (databehandler), hvor vi tilgår informationerne.

Vi opbevarer dine data sikkert, fortroligt og aflåst. Vores konsulenter er underlagt tavshedspligt, så information om dine personlige eller professionelle forhold forbliver imellem jer.

Jobsamtaler

Rekrutteringsprocessen består bl.a. af en eller flere samtaler med vores konsulenter med det formål at finde den kandidat, der matcher det pågældende job bedst. Ligeledes består et individuel sparringsforløb som fx coaching, karrieresparring eller outplacement af en række individuelle samtaler med en konsulent. Tages der notater undervejs, opbevares disse aflåst i et skab eller digitalt på et låst, internt drev.

Når vi rekrutterer for en kunde, videregives al relevant information om dig i forhold til det pågældende job til vores kontaktperson hos kunden. Dine data opbevares sikkert, fortroligt og aflåst både hos os og hos kunden. Vores konsulenter og kunden er desuden underlagt tavshedspligt.

Tilmeldinger fra jobcentre

I forbindelse med kurser og coachingforløb for jobcentre modtager vi navne og CPR-numre fra dit eget jobcenter. Al korrespondance indeholdende navn og CPR-nummer foregår via sikker e-mail.

Disse data bruger vi bl.a. til korrekt identifikation, fakturering og rapportering på vores forløb i samarbejdet med det relevante jobcenter.

Kurser og holdforløb

I forbindelse med tilmelding og deltagelse i arrangementer, kurser, holdforløb, foredrag eller Po-tential in Action kan du ofte tilmelde dig per e-mail med navn og kontaktinformation. Bliver du tilmeldt gennem din virksomhed, vil vi typisk modtage navn og kontaktinformationer på dig fra vores kontaktperson hos virksomheden. I den forbindelse opbevarer vi dine data på en tilmeldingsliste, som bruges til at udsende yderligere information om arrangementet eller forløbet.

Du vil nogle gange også kunne tilmelde dig gennem onlinebooking. I den forbindelse opbevarer vi dine data på en tilmeldingsliste, som bruges til at udsende yderligere information om arrangementet.

I andre tilfælde modtager vi din tilmelding direkte fra dit jobcenter – i så fald se afsnittet om denne type tilmelding under Rekruttering og individuel sparring i dette dokument.

Vi opbevarer ved alle typer af tilmelding dine data sikkert og fortroligt digitalt.

Vi bruger dit navn samt dine kontaktoplysninger til at kontakte dig med vigtig info samt følge op på arrangementet eller forløbet efterfølgende, fx i form af en evaluering.

Ansættelser

Hvis du søger job hos Tange gruppen, registrerer og opbevarer vi forskellige former for persondata på dig – her gælder samme forhold som under Rekruttering og individuel sparring i dette dokument.

Hvis du ansættes hos Tange Gruppen, registrerer og opbevarer vi fortsat en række persondata på dig for at kunne sikre ansættelsen. Vores aktiviteter tæller her kontrakter og forhandlingsnotater, trivselsundersøgelser, testresultater, pårørendeliste og billeder.

Kontrakter og forhandlingsnotater

For at kunne indgå og opdatere kontrakter og notater fra forhandlinger indhentes og opbevares dine persondata som for eksempel navn, CPR-nummer, adresse, uddannelse, kontaktinformation og evt. billede.

Vi opbevarer dine data sikkert, fortroligt og underlagt gældende lovgivning. I første omgang indhentes kontrakter og notater fra forhandlinger af den relevante leder. Herefter opbevares informationen hos vores bogholderi ECOR, der administrerer vores økonomiske og kontraktmæssige forhold. Der foreligger en databehandleraftale med denne tredjepart.

Trivselsundersøgelse

Trivselsundersøgelsen er en del af arbejdspladsvurderingen (APV) og gennemføres mindst hver tredje år for at sikre det bedste psykiske og fysiske arbejdsmiljø. Undersøgelsen gennemføres ikke anonymt, og der vil derfor fremgå persondata af undersøgelsens resultater i form af navn og titel.

Trivselsundersøgelsen gennemføres internt og opbevares så længe, det findes relevant og hensigtsmæssigt i forhold til det psykiske og fysiske arbejdsmiljø i Tange Gruppen.

Tests

Dine data og resultater fra forskellige personlighedstests vil ofte være tilgængelige fra rekrutteringsprocessen og benyttes under ansættelsen i forbindelse med din professionelle udvikling og teamets samarbejde.

Vi opbevarer dine data sikkert, fortroligt og underlagt gældende lovgivning hos en databehandler, der administrerer opbevaringen af dine data. Databehandlerens navn er Master Danmark, og der er indgået databehandleraftale med denne tredjepart. Ved udfyldelse af test samtykker du til, at vores konsulenter og dermed dine kommende kollegaer kan tilgå materialerne.

Pårørendeliste

Alle medarbejdere skal opgive en person som pårørende med kontaktoplysninger på vedkommende, så vi har mulighed for at kontakte vedkommende i nødstilfælde.

Kontaktoplysningerne opbevares på fællesdrevet, så de er tilgængelige for alle i tilfælde af uheld og nødstilfælde, der kræver kontakt til en pårørende.

Billeder

Som medarbejder hos Tange Gruppen vil du få taget et officielt medarbejderportræt, som bruges i forskellige kommunikationsmaterialer, bl.a. for at give et indblik i de menneskelige ressourcer, vi stiller til rådighed for en opgave. Derudover tager vi periodisk også situations- og stemningsbilleder i forbindelse med vores processer, hvor du som medarbejder kan optræde som identificerbar.

Vi bruger de forskellige billeder i vores kommunikation og markedsføring, hvorfor udvalgte billeder vil blive offentliggjort, heriblandt det officielle medarbejderportræt. Ligeledes gemmer vi filer på samtlige billeder fra fotosessioner på vores lokale drev. Du godkender som medarbejder dit individuelle portrætfoto før offentliggørelse, ligesom du som minimum vil skulle give mundtligt samtykke, når vi i markedsføringen ønsker at benytte andre identificerbare billeder af dig.

Billeder kan som sådan ikke ajourføres eller opdateres, men du kan altid gøre os opmærksom på billeder, du finder forældede, eller som du ikke længere er tilfreds med. Du kan give indsigelse mod, at situations- og stemningsbilleder af dig offentliggøres, men vi forbeholder os retten til at opbevare filerne lokalt indtil ansættelsens eventuelle ophør.

Ajourføring og sletning

Du kan til enhver tid informere os om opdateringer til dine oplysninger ved at henvende dig direkte til os på This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it., og i nogle tilfælde kan du selv opdatere dine data digitalt.

Du kan også til enhver tid tilbagekalde dit samtykke til, at vi må bruge og opbevare dine data. Det gør du ved at tage direkte kontakt til os på This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. Vi gør opmærksom på, at mange af vores ydelser og kommunikation ikke kan finde sted uden dit samtykke.

Du kan også altid anmode om at få udleveret eller slettet dine data permanent ved at henvende dig til This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. Drejer det sig om at få udleveret dine data, vil vi sende dem til dig i en krypteret e-mail.

Hvis du er ansat i Tange Gruppen, kan du stadig benytte dig af muligheden for at kontakte os på This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it., men du har samtidig også muligheden for at henvende dig direkte til din nærmeste leder for at få opdateret, udleveret eller slettet dine data. Vi gør opmærksom på, at det i langt de fleste tilfælde ikke kan ske uden et ophør af ansættelsen hos os.

Sikkerhedsbrud

Ved kendskab til eller forsøg på brud på datasikkerheden vil alle implicerede parter samt Datatilsynet blive informeret øjeblikkeligt.

Kontakt

Al henvendelse om vores persondatahåndtering skal ske til This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it..

Tange Gruppen indeholder fire forskellige divisioner, der alle er omfattet af denne politik for persondatahåndtering.

TANGE GRUPPEN

© 2020 TANGE GRUPPEN. ALL RIGHTS RESERVED - PERSONDATA